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Abnahmeprotokoll Vorlage: kostenlos online ausfüllen (VOB/B & BGB)
Erstelle dein Abnahmeprotokoll für Bauleistungen in wenigen Minuten: Vertragsgrundlage wählen, Teilnehmer und Mängel eintragen, Vorbehalte ankreuzen – fertig ist das druckfähige Protokoll als PDF oder Word-Datei. Oder druck dir die leere Vorlage aus und füll sie auf der Baustelle von Hand aus.
Nichts verlässt deinen Browser. Kein Login, keine E-Mail, kein Server: Das Protokoll entsteht auf deinem Gerät. Alle Felder sind optional – ohne Eingaben erhältst du eine leere Vorlage zum Ausfüllen von Hand.
1. Bauvorhaben und Vertrag
2. Abnahmetermin
„Abnahme erklärt am“: leer lassen, wenn die Abnahme am Tag der Begehung erklärt wird. Unterschreibt der Auftraggeber erst später, gilt in der Regel dieser Tag – er ist für den Beginn der Verjährung maßgeblich.
Teilnehmer
Unterschreibt für den Auftraggeber ein Architekt oder Bauleiter, lass dir die Vollmacht zur Abnahme zeigen und notier sie im Protokoll. Sonst ist es oft nur eine technische Abnahme.
3. Ergebnis und Mängel
Mängelliste
Stellungnahme des Auftragnehmers: Sag eine Beseitigung nur zu, wenn du den Mangel wirklich einräumst – eine Zusage im unterschriebenen Protokoll kann als Anerkenntnis gelten. Bist du unsicher, wähl „wird geprüft“.
Eine vereinbarte Vertragsstrafe muss der Auftraggeber bei der Abnahme vorbehalten, sonst kann er sie nicht mehr verlangen (§ 11 Abs. 4 VOB/B, § 341 Abs. 3 BGB).
4. Hinweise zu deinen Angaben
5. Protokoll erstellen
PDF: Im Druckfenster als Ziel „Als PDF speichern“ wählen. Am Handy öffnet sich das Druckmenü des Telefons, dort kannst du das PDF sichern oder teilen. Die Word-Datei kannst du in Word oder LibreOffice weiter bearbeiten.
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Was gehört in ein Abnahmeprotokoll?
Das Abnahmeprotokoll hält fest, wann und mit welchem Ergebnis der Auftraggeber deine Leistung abgenommen hat. Ab diesem Tag ändert sich viel: Die Verjährung der Mängelansprüche läuft, die Gefahr geht über, die Schlusszahlung kann fällig werden. Ein vollständiges Protokoll enthält:
- Bauvorhaben, Auftraggeber, Auftragnehmer und Vertrag (VOB/B oder BGB-Bauvertrag)
- die abgenommene Leistung bzw. das Gewerk, bei einer Teilabnahme den abgenommenen Teil
- Datum, Uhrzeit und Ort der Begehung sowie die Teilnehmer
- das Ergebnis: abgenommen, abgenommen mit Mängeln oder verweigert
- die festgestellten Mängel mit Ort, Beschreibung und Frist zur Beseitigung
- die Vorbehalte wegen bekannter Mängel und wegen einer Vertragsstrafe
- die Einwendungen des Auftragnehmers, offene Restleistungen und übergebene Unterlagen
- die Unterschriften beider Seiten – jede Partei erhält eine Ausfertigung
Förmliche Abnahme nach § 12 Abs. 4 VOB/B
Beim VOB/B-Vertrag muss eine förmliche Abnahme stattfinden, wenn eine Vertragspartei es verlangt. Jede Partei kann auf eigene Kosten einen Sachverständigen hinzuziehen. Der Befund wird in gemeinsamer Verhandlung schriftlich niedergelegt; in die Niederschrift gehören Vorbehalte wegen bekannter Mängel und wegen Vertragsstrafen sowie Einwendungen des Auftragnehmers (§ 12 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B). Kommt der Auftragnehmer nicht, kann die förmliche Abnahme ohne ihn stattfinden, wenn der Termin vereinbart war oder er mit genügender Frist eingeladen wurde; das Ergebnis ist ihm alsbald mitzuteilen (§ 12 Abs. 4 Nr. 2).
Verlangt der Auftragnehmer nach der Fertigstellung die Abnahme, muss der Auftraggeber sie binnen 12 Werktagen durchführen, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 12 Abs. 1 VOB/B). Den Termin rechnest du mit dem Werktage-Rechner aus. Auf Verlangen sind in sich abgeschlossene Teile der Leistung gesondert abzunehmen (Teilabnahme, § 12 Abs. 2). Keine Teilabnahme ist die gemeinsame Feststellung des Zustands von Teilen, die durch den Weiterbau verdeckt werden (§ 4 Abs. 10 VOB/B). Das BGB regelt keine förmliche Abnahme; sie kann aber vereinbart werden, und ein Protokoll ist auch hier der beste Beweis.
Fiktive Abnahme: wenn niemand ein Protokoll unterschreibt
Die Abnahme kann auch ohne Protokoll eintreten. Nach § 12 Abs. 5 VOB/B gilt die Leistung als abgenommen, wenn keine Abnahme verlangt wird: 12 Werktage nach der schriftlichen Mitteilung über die Fertigstellung oder 6 Werktage, nachdem der Auftraggeber die Leistung in Benutzung genommen hat. Bei der Benutzung gilt das, wenn nichts anderes vereinbart ist; nutzt der Auftraggeber Teile nur, um weiterzubauen, ist das keine Abnahme. Vorbehalte wegen bekannter Mängel oder Vertragsstrafen muss er spätestens zu diesen Zeitpunkten geltend machen (§ 12 Abs. 5 Nr. 3). Ist eine förmliche Abnahme vereinbart oder verlangt, greift § 12 Abs. 5 VOB/B grundsätzlich nicht. Gegenüber Verbrauchern und wenn die VOB/B nicht unverändert vereinbart ist, ist die Regel oft unwirksam.
Nach § 640 Abs. 2 BGB gilt ein Werk als abgenommen, wenn du dem Auftraggeber nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hast und er die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn du ihn mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen hast. Eine Abnahme kann auch stillschweigend erfolgen, etwa durch Einzug und Zahlung ohne Beanstandung – beweisen lässt sie sich dann aber schwer. Das unterschriebene Protokoll ist deshalb der sichere Weg.
Was die Abnahme bewirkt
| Folge | Was das für dich heißt | Grundlage |
|---|---|---|
| Gefahrübergang | Bis zur Abnahme trägst du grundsätzlich das Risiko, dass deine Leistung zufällig beschädigt oder zerstört wird. Mit der Abnahme geht es auf den Auftraggeber über, soweit er es nicht schon nach § 7 VOB/B trägt. Gerät der Auftraggeber mit der Abnahme in Annahmeverzug, geht die Gefahr schon damit über. | § 644 Abs. 1 BGB, § 12 Abs. 6 VOB/B |
| Beweislast | Vor der Abnahme musst du beweisen, dass deine Leistung mangelfrei ist. Danach muss grundsätzlich der Auftraggeber einen Mangel beweisen. Für Mängel, die er sich bei der Abnahme vorbehalten hat, bleibt die Beweislast nach herrschender Meinung bei dir – auch wenn du den Mangel bestreitest. | Rechtsprechung und herrschende Meinung zu §§ 640, 634 BGB |
| Beginn der Verjährung | Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt. Ohne andere Vereinbarung bei Bauwerken: 4 Jahre nach VOB/B, 5 Jahre nach BGB und gegenüber Verbrauchern; 2 Jahre bei Arbeiten, die kein Bauwerk sind. Das Ende rechnet der Fristenrechner VOB/B aus. | § 13 Abs. 4 VOB/B, § 634a BGB |
| Fälligkeit | Die Abnahme ist Voraussetzung für die Schlusszahlung. Du brauchst außerdem eine prüffähige Schlussrechnung: Beim BGB-Bauvertrag ist der Werklohn dann fällig, nach VOB/B spätestens 30 Tage nach ihrem Zugang. Abschlagszahlungen hängen nicht von der Abnahme ab. | § 641 Abs. 1, § 650g Abs. 4 BGB, § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B |
| Vorbehalte | Bekannte Mängel und eine Vertragsstrafe muss der Auftraggeber bei der Abnahme vorbehalten. Sonst verliert er die Vertragsstrafe und wegen bekannter Mängel die Rechte auf Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung; Schadensersatz bleibt möglich. Offene Restleistungen gehören ebenfalls ins Protokoll. | § 640 Abs. 3, § 341 Abs. 3 BGB, § 11 Abs. 4 VOB/B |
Mehr zu Ablauf, Fristen und dem richtigen Abnahmeverlangen (mit Muster) liest du im Ratgeber Abnahme nach § 12 VOB/B.
So nutzt du die Vorlage
- Vor dem Termin: Bauvorhaben, Parteien, Vertrag und Leistung eintragen und das Protokoll ausdrucken – die Leerzeilen füllt ihr bei der Begehung von Hand.
- Bei der Begehung: Mängel gemeinsam aufnehmen, am besten mit Fotos, und für jeden Mangel eine Frist festlegen. Widersprichst du einem Mangel, gehört das in die Einwendungen.
- Abschließen: Ergebnis ankreuzen, nicht benötigte Leerzeilen streichen und von Personen unterschreiben lassen, die zur Abnahme bevollmächtigt sind. Jede Partei behält eine Ausfertigung.
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Häufige Fragen
Was muss in ein Abnahmeprotokoll?
Bauvorhaben, Vertragsparteien und Vertrag, die abgenommene Leistung, Datum und Ort der Begehung, die Teilnehmer, das Ergebnis der Abnahme, die festgestellten Mängel mit Fristen zur Beseitigung, die Vorbehalte wegen bekannter Mängel und einer Vertragsstrafe, die Einwendungen des Auftragnehmers und die Unterschriften. Bei der förmlichen Abnahme nach VOB/B sind Vorbehalte und Einwendungen ausdrücklich in die Niederschrift aufzunehmen, und jede Partei erhält eine Ausfertigung (§ 12 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B).
Ist ein Abnahmeprotokoll Pflicht?
Das Gesetz schreibt für die Abnahme keine Form vor. Beim VOB/B-Vertrag muss aber eine förmliche Abnahme stattfinden, wenn eine Vertragspartei sie verlangt; der Befund ist dann schriftlich niederzulegen (§ 12 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B). Viele Bauverträge sehen die förmliche Abnahme ohnehin vor. Auch ohne Pflicht lohnt sich ein Protokoll: Es beweist, wann abgenommen wurde und welche Mängel offen waren.
Was passiert, wenn bekannte Mängel nicht im Protokoll stehen?
Nimmt der Auftraggeber die Leistung ab, obwohl er einen Mangel kennt, und behält er sich seine Rechte wegen dieses Mangels nicht vor, verliert er dafür die Ansprüche auf Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung (§ 640 Abs. 3 BGB). Schadensersatz bleibt möglich. Mängel, die er bei der Abnahme nicht kannte – auch wenn man sie hätte sehen können –, kann er bis zum Ende der Verjährungsfrist geltend machen.
Darf der Auftraggeber die Abnahme wegen Mängeln verweigern?
Nur wegen wesentlicher Mängel (§ 12 Abs. 3 VOB/B, § 640 Abs. 1 Satz 2 BGB). Kleinere Mängel werden im Protokoll festgehalten und vorbehalten, die Leistung wird trotzdem abgenommen. Verweigert der Auftraggeber die Abnahme unter Angabe von Mängeln, kann der Auftragnehmer beim Bauvertrag verlangen, dass beide den Zustand der Leistung gemeinsam feststellen (§ 650g BGB). Offenkundige Mängel, die dabei nicht notiert werden, gelten später als vom Auftraggeber verursacht, wenn er die Leistung schon hat (§ 650g Abs. 3 BGB).
Muss die Vertragsstrafe im Abnahmeprotokoll vorbehalten werden?
Ja. Hat der Auftraggeber die Leistung abgenommen, kann er eine vereinbarte Vertragsstrafe nur noch verlangen, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehalten hat (§ 11 Abs. 4 VOB/B, § 341 Abs. 3 BGB). Ein früher oder später erklärter Vorbehalt reicht in der Regel nicht – Ausnahmen gibt es etwa, wenn der Vertrag es anders regelt oder schon vorher mit der Strafe aufgerechnet wurde. Am sichersten steht der Vorbehalt im Protokoll.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die Vorlage ersetzt nicht die Prüfung deines Vertrags; vertragliche Vereinbarungen gehen vor. Stand: Oktober 2026, VOB/B Ausgabe 2016.
